روش‌ های ساده برای کسب مهارت در اکسل

[!_Mohammad]

( قسمت یازدهـم )


اسـتـفـاده از قــابـلیــت 3D Sum

این قابلیت زمانی به کار می‌رود که شما چند صفحه با مشخصات و چارچوب مشابه‌ای دارید.
برای مثال شما همیشه در ستون B3 هزینه‌های خود را ثبت می‌کنید و این عمل در چند صفحه و پوشه برای مدت طولانی تکرار شده است.
شما می‌توانید هنگام باز کردن یک پوشه جدید، یک قالب را انتخاب کرده و فرمول (sum = 'Y1:Y10'! B3) را تایپ کنید،
این عمل تمامی داده‌های موجود در B3 برای پوشه Y1 تا Y10 را با هم جمع می‌کند.
این گزینه برای زمانی مناسب است که شما می‌خواهید یک پوشه سرپرست برای دیگر پوشه‌های خود ایجاد کنید که حاوی تمام نتیجه‌گیری‌ها از پوشه‌های پیشین باشد.

[!_Mohammad]

( قسمت دوازدهم )


پـنهــان شــدن از دیــد

برای پنهان کردن ستون‌ها و ردیف‌ها لازم نیست کار زیادی انجام دهید.
کافی است قسمتی که مد نظر دارید را انتخاب کنید و سپس کلیک راست را فشار دهید، پس از آن گزینه Hide را انتخاب کنید.
برای مشخص شدن این قسمت‌ها نیز همین روش طی می‌شود با این تفاوت که گزینه یاد شده به Unhide تغییر پیدا می‌کند.
این احتمال وجود دارد که شما بخواهید یک ردیف را پنهان کنید اما هنوز برای فرمول‌ها از آن‌ها استفاده کنید.
در این صورت شما قسمت مورد نظر را انتخاب کرده، کلیک راست را می‌زنید و گزینه Format Cells را انتخاب می‌کنید.
در قسمت Number به گزینه Category مراجعه می‌کنید و سپس Custom را انتخاب می‌کنید‌.
در قسمت باز شده شما باید این نماد را (;;;) را تایپ کرده و سپس بر روی OK کلیک کنید.
به این نحو اعداد نامعلوم باقی می‌مانند در حالی که در معادلات قابل استفاده هستند.

[!_Mohammad]

( قسمت سیزدهـم )


پــنهـان کــردن کــل صفـحــه

در زمان کار در اکسل ممکن است شما قسمت‌ها و صفحات مختلفی را اشغال کنید.
در این حالت شما می‌توانید به جای حذف کردن یک صفحه، آن را پنهان کنید.
همانند روش قبل، این داده‌ها برای اجرای فرمول‌ها آماده هستند و تنها از دید پنهان می‌شوند.
برای انجام این عمل شما تنها لازم است که در پایین صفحه راست کلیک کرده و سپس گزینه Hide را بزنید.
برای بازیابی صفحات، به قسمت View مراجعه کنید و گزینه Unhide را بزنید و نام صفحه مورد نظر را از لیست نشان داده شده انتخاب کنید.
یک گزینه دیگر در View وجود دارد که تمام صفحات را همزمان پنهان می‌کند، در این حالت تمامی پردازش‌ها به روال عادی پیش می‌روند
و در آخر هنگام بستن برنامه، اکسل از شما می‌پرسد که آیا مایلید تغییرات را ذخیره کنید یا خیر.
شما می‌توانید همانند روش پیشین این گزینه را غیر فعال کنید.

[!_Mohammad]

( قسمت چهاردهـم )


استـفــاده از دفـتـر کــار شـخصـی بـــرای مـکــرو

مکرو یک قابلیت است که تنها در دفتر کاری که آن را به وجود آورده فعالیت می‌کند.
با این حال اگر شما مکرو را در پوشه Personal.XLSB ذخیره کنید این قابلیت در تمامی صفحات فعال خواهد شد.
روش کار اینگونه است که در زمان استفاده از مکرو گزینه Personal Macro Workbook را انتخاب می‌کنید.
اگر نمی‌دانید چگونه از Macro استفاده کنید باید به صفحه Developer Tab رفته و سپس File را انتخاب کنید
پس از آن Options را انتخاب کرده و بر روی Customize Ribbon کلیک کنید.
در آخر در قسمت اصلی Main Tab، پس از فعال سازی Developers، گزینه OK را بزنید.

[!_Mohammad]

( قسمت پانزدهـم )


مـحــور و مــدار

تمام دفترهای اکسل فدای مدارها شده‌اند.
این محورها خلاصه‌ای از تمام اطلاعات و داده‌های شما است که نتیجه‌ گیری را برای شما به شدت آسان می‌سازد.
برای مثال اگر شما اطلاعات درسی و نمره دانش‌آموزان خود را در این برنامه وارد کرده‌اید
گزینه PiovtTable می‌تواند آن را به نتایج درسی یک ماه تنها یک نفر از دانش‌آموزان تبدیل کند.
برای اجرای این گزینه، اطمینان ایجاد کنید که تمام تیترها آن طور که باید نام‌ گذاری شده‌اند.
به قسمت Insert Tab رفته و PiovtTab را انتخاب کنید.
بهتر است که از پیشنهاد خود اکسل استفاده کنید و شرایط را به این برنامه بسپارید.

[!_Mohammad]

( قسمت شانزدهـم )


قــالـب بـنــدی مــشـروط

قابلیت Conditional Formatting اکسل برای مشخص کردن اهمیت متون و داده‌ها درست شده است.
این گزینه می‌تواند دور یک قالب را خط بکشد و یا آن را با کد بندی خاص رنگ کند.
برای این گزینه کافی است در صفحه Home بر روی Conditional Formatting کلیک کرده و از گزینه‌های مختلف آن بر روی ستون‌ها و داده‌های خود استفاده کنید.

[!_Mohammad]

( قسمت هفدهـم )


قــرارگیــری داده‌هــا بــه صـورت گــزینــه‌ ای

اگر شما می‌خواهید داده‌ها را به صورت گزینه‌ای برای دیگران قابل استفاده قرار بدهید، باید گفت که این کار بسیار ساده است.
ابتدا قالب مورد نظر را انتخاب کنید، بعد به Data Tab بروید و بر روی Data Validation کلیک کنید.
پس از باز شدن صفحه مورد نظر در List را انتخاب کرده و در قسمت Source لیست مورد نظر خود را، با ایجاد فاصله توسط ویرگول، وارد کنید.
با انجام این فرایند شما می‌توانید لیستی برای انتخاب تاریخ، ساعت و یا نام‌های مختلف درست کنید.

[!_Mohammad]

( قسمت هجدهـم )


افــزودن اسکــرین‌ شــات

اکسل راه حل بسیار ساده برای افزودن اسکرین‌شات به دفتر کار برنامه فراهم ساخته است.
فقط لازم است به قسمت Insert بروید و گزینه ScreenShot را انتخاب کنید.
با این کار صفحه‌ای باز می‌شود که به شما امکان انتخاب فایل مورد نظر را می‌دهد.

[!_Mohammad]

( قسمت نوزدهـم )


وارد کـــردن داده‌هـــای Excel در Word

شاید سی سال پیش فکر کردن به انتقال داده‌ها میان برنامه‌های مایکروسافت هم آزار دهنده بود.
اما امروزه این مساله کاملا ساده و پیش و پا افتاده است.
فرقی نمی‌کند که شما از یک متن استفاده می‌کنید یا یک نمودار بسیار عجیب، کافی است داده مورد نظر را کپی کرده و در برنامه الصاق کنید.
تنها نکته قابل توجه آن است که اگر شما در پوشه اکسل خود تغییراتی شکل دهید این ویرایش در برنامه ورد نیز اعمال می‌شود.
برای جلوگیری از این عمل تنها لازم است هنگام الصاق گزینه Paste as a Graphic را بزنید.

[!_Mohammad]

( قسمت بیستـم )


با افـــزودن علامــت $ از تـغییـرات جـلـوگـیــری کـنیــد

زمانی که شما از یک فرمول استفاده می‌کنید، می‌بایست به قالب‌ها بر طبق جایگاهشان مرجع دهید
و در صورت کپی کردن این فرمول در جای دیگر مرجع مورد نظر به صورت پیش فرض تغییر می‌کند.
برای مثال اگر شما برای A1 یک فرمول بنویسید، در زمان الصاق به جای دیگر به A2 تغییر می‌کند.
برای جلوگیری از این عمل کافی است که شما فرمول مورد نظر را به صورت A$1 بنویسید.
این عمل برای زمانی خوب است که شما نیاز دارید برای یک قالب مشخص، فرمول‌های مختلف طراحی کنید.